e-mail

Nevolej, piš…

V tomto článku se zamyslím nad tím, proč je lepší své VA napsat e-mail, než jí volat.

Vím, že pro spoustu lidí je rychlejší a jednodušší zvednout telefon a rychle vyřídit, co potřebuje. Ale věřte mi, že ne vždy je toto řešení správné.

Zamysli se, než něco uděláš…

dáš tak čas sobě i ostatním na reakci

Napadla vás najednou myšlenka, kterou potřebujete sdílet se svou VA, a je tak dotěrná, že nevydrží už ani minutu? Zkuste se nejdřív zastavit, zamyslet se třeba nad tím, kolik je vlastně hodin, co je za den a že vaše VA vám opravdu nemůže být k dispozici 24/7, jak byste nejraději chtěli. 

Když se zastavíte a zamyslíte se nad svým nápadem. Případně ho necháte uzrát. Nastanou s největší pravděpodobností dvě věci:

  1. Zjistíte, že váš nápad je vlastně blbost, která nemá šanci na život 
  2. Dojdou vám další skutečnosti a svou myšlenku rozvedete a upřesníte. 

Když máte tedy svůj nápad upřesněný,můžete ho poslat dál. A proč je lepší psát, než volat? 

Jak jsem již napsala. V psané formě můžete své myšlenky utřídit a zkonkretizovat a získat tak čas. Také tím darujete čas své VA. Bude si moci váš e-mail několikrát přečíst, promyslet a najít vhodné efektivní řešení. 

Ne nadarmo se říká dvakrát měř a jednou řež.

Důležité také je, respektovat to, že někdo nemá rád telefonování nebo z nějakého zdravotního důvodu nemůže telefonovat. 

Pokud vám někdo řekne, napište mi to do mailu, tak to respektujte. I pro vás je to vlastně zpětná vazba. Máte jistotu, že jste určitě váš požadavek zadali a pracuje se na něm. Vaše asistentka vám totiž jistě vždy napíše odpověď, že e-mail dostala, případně kdy a jak na něm začne pracovat. A vy si připomenete, co jste vlastně zadali, protože to známe všichni, někdy se prostě stane, že máme v hlavě, že jsme svůj nápad předali už jen z důvodu, že jsme si v hlavě představovali náš rozhovor s VA a mozek to vyhodnotil jako vyřízené. Je to normální, proto je lepší mít černé na bílém, že se tak opravdu stalo. 

A jak to mám já?

Strašně nerada telefonuji, nejen protože mě často správná odpověď napadne až za dva dny. Ale také kvůli tomu, že třeba něco nevím hned a potřebuji si dohledat informace, abych mohla plnohodnotně odpovědět. Když já někomu telefonuji, tak se vždy bojím, abych ho neotravovala při činnosti, na kterou se musí soustředit. Víme všichni, jaké to je, když nám někdo přetrhne nit a my pak nejsme schopni dále pokračovat a jsme nepřiměřeně mrzutí na ostatní. 

Ráda píšu, mohu si vše v klidu rozmyslet. Zvolit vhodná slova a slovní spojení. Rozmyslet si, jestli té či oné větě druhá strana porozumí. Jestli mé sdělení dává smysl, má hlavu a patu. A hlavně všichni si ho mohou přečíst, když na to mají čas a prostor. 

Respektujte sebe i ostatní. Ptejte se, jakou komunikaci preferuje váš protějšek.

Leave a Reply

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *