Nové začátky 2025 ⋆ Verhal

Delegování jako cesta k podnikatelskému růstu

Tato stránka je takový přehled, co jsme probírali na workshopu. Budu ji dále rozšiřovat a upravovat, protože na delegování není jeden univerzální recept a každý by měl znát svůj tým tak, aby věděl, co kdo potřebuje. Ale základní informace jsem tu pro vás shrnula.

Pokud budete chtít nad nějakým bodem diskutovat nebo přispět svým dílem k této informační stránce, stačí napsat dolů do komentáře.

Krok 1: projděte si všechny své úkoly

Sepište si všechno, co je potřeba udělat. Napište si i nápady na rozvoj. Prostě cokoliv vás k tomu napadne.

Vše si zaznamenejte buď na papír, který poté rozstříháte na jednotlivé úkoly, nebo na lístečky, lepítka, na online tabuli, do nějakého systému na úkoly (trello). Budete s nimi dál šoupat a posouvat.
Udělejte si 3 prostory (sloupečky, jednotlivé papíry – budeme sem dávat jednotlivé úkoly) a pojmenujte je: „Musím udělat já“, „Částečně deleguji“, „Deleguji zcela“.
Pak vezměte postupně každý papírek a umístěte ho do jednoho ze tří prostorů.

POZOR!! Pokud umisťujete úkol do sekce: „Musím udělat já“ dvakrát se zeptejte, zda to opravdu musíte udělat všechno vy, nebo to lze alespoň částečně delegovat (někdo jiný připraví podklady, udělá rešerši, domluví schůzku… cokoliv).

Otázky k zamyšlení

Delegujete? Proč ano? Proč ne?
Co jste delegovali naposled?
Musíte ty úkoly opravdu udělat právě jen vy? Nemůže to udělat (alespoň částečně) někdo jiný?
Jaké je zastoupení práce x volný čas? (Kolik hodin máte na své koníčky?)
Jaký by byl ideální stav (práce vs. volný čas) pro vás? Co pro to můžete udělat zrovna teď?
Co se s vaším podnikáním stane, když pojedete na dovolenou nebo onemocníte? Zastaví se? Pokračuje? Rozroste se?

Krok 2: koho projekt právě teď potřebuje?

Změňte své myšlení, pokud chcete růst je potřeba začít myslet jinak. Začněte myslet jako leader a určete si vize vašeho projektu.

Neptejte se, koho potřebujete vy, ale koho právě teď potřebuje váš projekt? Je to webař? Asistentka? Projektový manažer? Koordinátor?

Nehledejte osobu, hledejte roli. Každá úloha je pozice, ne jméno.

Podívejte se na úkoly, které lze delegovat (částečně nebo zcela), a napište k tomu, kdo to udělá. A prosím nechte odbornou práci na odborníkovi a neříkejte si, že to zvládne asistentka. Nebojte se investovat, vrátí se vám to.

Přemýšlíte, zda se vám to vyplatí finančně? Pokud zadáte úkol někomu, kdo má nižší hodinovku než vy, tak je to jednoduchá matika: udělá úkol podobně rychle jako já nebo je rychlejší? – Určitě se to vyplatí.

U odbornější činnosti (např. tvorba webu) je potřeba počítat s tím, že to sice bude dražší, ale pokud zvolíte opravdového odborníka, tak ten ví, co má dělat. A nebude nad tím sedět dvě hodiny, ale třeba jen 10 minut. Zde doporučuji dát na na ověřené doporučení někoho známého.

Jak vybrat vhodného člověka

Pokud vybíráte vhodného člověka na jakýkoliv úkol, určitě zapojte intuici (ale tu "čistou", ne tu, do které vám kecá mozek).
Zeptejte se kolem sebe, zda někdo někoho nezná, nemá zkušenost.
Dejte si s nimi seznamovací schůzku.
Podívejte se na jejich reference.
Pokud je to možné, zadejte jim drobný úkol.
Pozorujte, jak si s vypracováním ten člověk poradil, kolik času mu to zabralo.

Tip: Změřte si, jak dlouho vám zabere úkol (ne u všech úkolů to lze). A požadujte to i od nich. Udělali úkol stejně rychle nebo rychleji? Super, pokud ne, hledejte dál.

Krok 3: Zadejte úkol

Delegování úkolů není tak snadné, jak se zdá. Ale pokud se naučíte základní techniku, tak to pak zvládnete levou zadní.

Připravila jsem pro vás seznam toho, na co nezapomenout při předávání úkolů, můžete si ho stáhnout a podle toho zadat úkoly. Jsou v něm jednotlivé kroky, které vám pomůžou k lepšímu porozumění toho, co druhá strana potřebuje vědět, aby mohla svůj úkol splnit co nejlépe.

Vždy ale myslete na jednoduchý postup:

- - - Co má udělat a jak
    - Kdo to má udělat
    - Do kdy to má udělat
    - Proč to má udělat
    - Jaký očekáváte výstup

Pokud je to potřeba zmiňte i časovou dotaci případně finanční rozpočet.

DŮLEŽITÉ: vždy sdělte cíl úkolu, k čemu vám výsledek bude sloužit.

Než zadáte úkol

Natočte video, jak daný úkol děláte, urychlí to předání úkolů (udělejte si knihovnu návodů)
Změřte si čas, jak dlouho vám úkol trvá. Neodhadujte, ale reálně si to stopněte. (Tohle vám pomůže i při výběru vhodného člověka: Trvalo mu to podobný čas jako mě? Nebylo to neúměrně dlouho? Měl to rychleji?)
Najděte si vlastní systém, zeptejte se ostatních v týmu, jak by jim vyhovovalo, abyste jim zadávali úkoly.

Krok 4: Seznam úkolů

Vytvořte si prostor, kde si budete předávat úkoly a bude u toho možné o nich i komunikovat (nechávat si vzkazy).

Neposílejte to do messengeru ani do mailu. Nebudete mít přehled, co jste zadali a komu, může to zapadnout, nedoručit se. Pokud nejste moc systematičtí, domluvte se s někým, kdo to bude dělat za vás a vy mu budete jen někam psát úkoly. Může to být některý z kolegů, projektový manažer nebo koordinátor.

Můžete k tomu využít různé nástroje, které jsou na trhu dostupné: Trello, Asana, Todoist, Planner, ClickUp, Notion atd. Vyberte si takový, který pro vás bude přehledný, uživatelsky příjemný.

Příklad: Používám Trello (verzi zdarma), mám v něm několik sloupečků:

- - Zásobárna úkolů (zde píšeme jakékoliv nápady, které si pak rozdělíme)
  - Pracujeme na tom (pokud je vás v týmu víc, tak si můžete místo tohoto sloupečku udělat sloupečky se jmény kolegů, abyste viděli, co kdo má na sobě)
  - Hotovo (můžete hotové úkoly i archivovat, ale pro mě je lepší je takto vidět a můžu se k nim kdykoliv vracet, drobné úkoly klidně rovnou archivujte)
  - Pozastaveno (z nějakého důvodu se úkol musel pozastavit, ale je možné, že se k němu někdy vrátíte)
  - Mustry (úkoly, které se opakují: jsou v nich již nachystané všechny potřebné seznamy úkolů a jen se kopírují)

Udělejte si svůj vlastní systém, ale takový, který bude přehledný a budete vědět, na čem se zrovna pracuje, kdo za to odpovídá a v jaké je to fázi.

Doplnění

Projektový manažer - odpovídá za projekt, promýšlí každý krok, rozděluje úkoly a dohlíží na celý proces.
Koordinátor - není odpovědný za projekt, pouze rozděluje úkoly a dbá na jejich plnění.
Dávejte si pravidelné schůzky, třeba jednou týdně a jen projděte úkoly, zda se na nich pracuje, v jaké jsou fázi a jestli vědí a mají všichni všechny potřebné podklady/informace.
Přílišná kontrola škodí! Průběžně nekontrolujte úkoly, počítejte s tím, že většina lidí dělá úkoly na poslední chvíli (třeba i v den odevzdání) - při zadávání termínu odevzdání s tím počítejte.
Zjednodušujte procesy! Buďte líní a buďte na to hrdí! Dělejte věci jednoduše, zbytečně si nic nekomplikujte

Krok 5: Vyhodnocení a zpětná vazba

Nikdo není vy, neočekávejte, že lidé budou dělat věci stejně jako vy, dívejte se na výsledek, ne na proces.

Dávejte svým lidem zpětnou vazbu, pozitivní i negativní. Řekněte, tohle se ti povedlo, v tomhle jsi dobrý/á. Ale také s láskou a péčí řekněte, tohle jsi pos… A zeptejte se toho druhého, co se stalo, že udělal chybu? Byla to nepozornost? Byl úkol na jeho/její síly? Řeší teď nějaký problém i třeba v osobním životě a tak se momentálně špatně soustředí?

Pamatujte, že nejsme stroje a chybovat je lidské. A důležité je, jak se k té chybě ta osoba postaví. Uzná ji a opraví? Vezme si ponaučení a už to příště neudělá? Super, takého člověka chcete v týmu. Pokud se ale ten člověk nepoučí, dělá tu samou chybu neustále dokola, svaluje chybu na všechny okolo, nesnaží se ji opravit/napravit, neustále se vymlouvá… Takového člověka v týmu nechcete a raději se s ním rychle rozlučte. Každý jsme nahraditelný.

Přečtěte si

To, co jsem vám tu popsala není jediné platné. Najděte si vlastní systém, který bude vyhovovat vám i zbytku týmu. Důležité je myslet na jednoduchost a srozumitelnost zadávaných úkolů. Buďte efektivní, ne produktivní. Efektivita přinese rychleji výsledky.

Nechtějte předat odpovědnost za svůj projekt, předejte odpovědnost za procesy.

Potřebujete si udělat přehled a zavést systém? Nevíte co a jak delegovat?

Pojďme si to projít společně. Nastavíme systém, který vám bude vyhovovat a hlavně, bude funkční. Všichni budou vědět, co mají dělat a vy budete mít přehled o všem.

Napište mi a podíváme se, co všechno spolu můžeme zjednodušit a utřídit.