Nastavení hranic aneb řád v chaosu
Každý z nás alespoň někdy řeší pocit přehlcení. Úkoly se na nás valí z každé strany a není vidět konec. Řešíme to, co hoří nejvíc a ostatní odsouváme na dobu neurčitou nebo až to také začne hořet. Asistentky a obzvlášť ty virtuální s tím mají spoustu zkušeností. Mají více klientů a ti nejčastěji zadávají úkoly na poslední chvíli a není výjimkou, že se ozvou všichni v jednu dobu. Vím to, stává se mi to pravidelně.
Dlouho jsem přemýšlela, jak z tohoto zapeklitého kolotoče pryč. Jak se vyhnout tomu celému chaosu z návalu úkolů. Jak z něho udělat řád.
Rozhodla jsem se pro změnu, která je užitečná nejen pro mě, ale také pro mé klienty. Kteří můžou tvořit ve svém flow, ale zároveň se učí i plánovat. A já si můžu svůj čas plánovat i s mezerami na akutní případy, kdy třeba padá systém a aplikace přestávají fungovat.
Otvírací doba
Říkám tomu otvírací doba. Vytyčila jsem si jeden den v týdnu (středa), kdy procházím všechny příchozí úkoly, odpovím na neurgentní e-maily (na urgentní odpovídám průběžně) a plánuji schůzky s klienty.
Určitě to neznamená, že budou klienti muset čekat pouze na ten den. Nechci jim blokovat jejich kreativitu jedním dnem. Pro tyto účely jsem vytvořila jednoduchý online formulář, kam mi mohou vše psát v době, kdy se jim to nejvíc hodí (klidně i ve tři ráno a nemusí řešit, zda mě tím ruší).
Co mi to přináší?
- systém
- přehlednost
- klid
- volnost v plánování
- eliminaci nežádoucích vyrušení
Co to přináší klientům?
- jasná pravidla
- jistotu v tom, že ví, kdy se jim ozvu
- možnost být kdykoliv kreativní (nezávisle na denní nebo noční době)
Pokud cítíte tlak a chaos, najděte si systém, ve kterém vám bude dobře a který bude funkční. Opravdu nemusíte běhat v kolečku nečekaných vyrušení.
